Quick Contact

X

חובה למלא תוכן בכל השדות

* שם מלא
* מספר הטלפון
* כתובת דואר אלקטרוני
* סיבה להורדה

הסבר כללי לעניין ביעור המסמכים


כבר יותר מ- 20 שנה מובילה חברתנו את תחום תוכנות ניהול המסמכים בישראל, ומספקת פתרונות מתקדמים ללקוחות ממגוון מגזרי המשק. בין היתר,

אנו אמונים על פיתוח תוכנות ניהול מסמכים בקישור או ללא קישור למערכות erp, תוכנות לסריקת מסמכים, תוכנות להחתמה דיגיטלית, סריקה של חשבוניות ספק עם וללא בר-קוד ועוד.


כידוע, בעשורים האחרונים חלו שינויים מהירים ומשמעותיים בעולם תקשורת המחשבים, כך שניתן להעביר קבצים באיכות גבוהה עבור קשת רחבה של שימושים ומטרות, לרבות בהתקשרויות מול לקוחות,

גורמים ממשל, גורמים פיננסיים, גופים משפטיים, ועוד. בד בבד גברה המודעות לסכנות כמו זיוף מסמכים ונתונים בתחום זה, ולכן פותחו אמצעים אשר מטרתם להגן על המסמך ונתונים, ולוודא כי הוא נחתם על

ידי שולחו, שלא נעשו בו כל שינויים, ואף שנקרא על ידי הנמען שאמור היה לקבלו. חתימה אלקטרונית, המכונה גם חתימה דיגיטלית מאושרת או מאובטחת, משחקת תפקיד משמעותי בנושא.


תוכנת ניהול המסמכים של חברת חניבעל מערכות מאפשרת לנהל מאגר מסמכים המתאים לתקנות מס הכנסה בדבר ביעור מסמכים.


מחיר עמדה בודדת   :    4,950 ש"ח (לא כולל מע"מ) כולל מערכת ניהול מסמכים בעמדה אחת ורכיב החתמה דגיטלית מובנה.

המחיר חד פעמי ללא הגבלת זמן, כולל שירות לשנה הראשונה בלבד, החל מהשנה השנייה ניתן לקבל שירות בתנאי תשלום רציף בסך - 1,000 ש"ח לשנה.


מהי בכלל חתימה דיגיטלית?


חתימה דיגיטלית הינה שיטה המאפשרת הוספת “רכיב” הצפנה למסמכים, על מנת שיאפשרו הוכחה של “אותנטיות” וזיהוי מדויק של מבצע “החתימה”. ההצפנה עושה שימוש בתהליכים מתמטיים שקשה, אם

בכלל אפשר, לפצח בהם את “קוד החתימה הפרטית” של החותם. כך, מי שחתם על המסמך יכול להיות בטוח שהוא לא ישונה על ידי צד שלישי, ואילו והמקבל יכול להיות בטוח שהמסמך שלפניו, החתום

דיגיטלית, נחתם על ידי מי שנטען שהוא נחתם על ידיו, ושהמסמך לא השתנה מאז שנחתם.


ט.ל.ח שימו לב : הנוסח הקובע של החוקים והנהלים המתפרסמים כאן, משתנים מעת לעת. הנוסח הקובע נמצא ברשומות המתפרסמות ע"פ חוק מעת לעת


הבסיס החוקי של חוק חתימה דיגיטלית


חוק החתימה הדיגיטלית נחקק בכנסת ישראל ב- תשס”א-2001 ומאז נערכו בו מספר שינויים עקב שינויים טכנולוגיים ותיקונים על פי הקיים בשוק החתימות. החוק מגדיר ותוחם למעשה את סוגי החתימות

האלקטרוניות השונות, אשר בהן על ציבור להצטייד בבואו להגיש מסמכים חתומים, שעל פי חוק יש להגישם למוסדות המדינה חתומים באופן אלקטרוני.


לצפייה בחוק החתימה הדיגיטלית


תקנות חתימה אלקטרונית, התשס”א 2001


חוק חתימה אלקטרונית והתקנות מכוחו


מסמכים ממוחשבים - gov


גורמים מאשרים


תיקון לחוק החתימה הדיגיטלית - 2018


מאמרים שונים בנושא חוק החתימה הדיגיטלית והשינויים ב- 2018


החוק גם קובע כללים המבהירים את סוגי החתימות שניתן להנפיק, את זהות הגורמים אשר יוכלו להנפיק, את אמצעי ההחתמה השונים, וכן כיצד מקבלים רישיון להנפקת אמצעי החתמה אלקטרונית. על

החקיקה הרלוונטית בנושא נמנה כאמור חוק חתימה אלקטרונית, וכן תקנות חתימה אלקטרונית (תשס”ב) העוסקות בין היתר בחתימה אלקטרונית מאובטחת, מערכות חומרה ותוכנה ובדיקת בקשות, תקנות

חתימה אלקטרונית העוסקות ברישום גורם מאשר וניהולו, ותקנות העוסקות ברישום גורם מאשר שהוא המדינה או תאגיד שהוקם לפי חוק (תשע”ב, 2012).


מהן ההגדרות של חתימה אלקטרונית מאובטחת?


כאמור, חוק החתימה הדיגיטלית עוסק בין היתר בהגדרות הבסיסיות של החתימות האלקטרוניות לסוגיהן. על פי החוק:


“חתימה אלקטרונית מאובטחת” – חתימה אלקטרונית שמתקיימים בה כל אלה:


1. היא ייחודית לבעל אמצעי החתימה (“אמצעי חתימה” – תוכנה, חפץ או מידע ייחודיים, הדרושים להפקת חתימה אלקטרונית מאובטחת).

2. היא מאפשרת זיהוי לכאורה של בעל אמצעי החתימה (“בעל אמצעי חתימה” – מי שהופק לו אמצעי חתימה).

3. היא הופקה באמצעי חתימה הניתן לשליטתו הבלעדית של בעל אמצעי החתימה.

4. היא מאפשרת לזהות שינוי שבוצע במסר האלקטרוני לאחר מועד החתימה.


החוק ממשיך ומגדיר מהי חתימה אלקטרונית מאושרת:


“חתימה אלקטרונית מאושרת” – חתימה אלקטרונית מאובטחת אשר גורם מאשר הנפיק תעודה אלקטרונית מאושרת בדבר אמצעי אימות החתימה המזהה אותה (“גורם מאשר” – גורם המנפיק תעודות

אלקטרוניות מאושרות, והרשום במרשם לפי הוראות חוק זה).


מי ומתי צריך חתימה דיגיטלית?


החוק מגדיר גם מתי ובאילו מצבים צריך האזרח בישראל להחתים את המסמכים בחתימה דיגיטלית (מאובטחת או מאושרת). זאת בבואו להעביר בצורה אלקטרונית מסמכים למשרדי הממשל השונים, וביניהם

גם לבית המשפט, כך שהמסמכים “יוכרו” כמקוריים, נכונים וחתומים בוודאות על ידי מי שחתם עליהם והצהיר שחתם עליהם.


כך לדוגמא:


חתימה דיגיטלית מאובטחת


יכולה לשמש כל ארגון בשליחת חשבונית מס ללקוח, ובלבד שהיא סופקה על ידי גורמים שרשאים לנפק חתימה דיגיטלית מאובטחת, ובכלל זה חברות שמוכרות חתימות כאלה באינטרנט ושעומדות בתנאי החוק


חתימה דיגיטלית מאושרת


על מנת לבצע ביעור של מסמכים המוכרים על ידי מס הכנסה ככאלה המציגים הוצאה מוכרת ואשר נרשמים בפנקסי החברה ככאלה, יש צורך לקיים מספר תנאים, ביניהם: סריקת המסמכים כשעל המסמך

מוטבעת חותמת “מסמך סרוק”, החותמת “תואם למקור” ו- “חתום דיגיטלית” (התקנות משתנות מעת לעת ויש לעקוב אחרי חוק החתימה הדיגיטלית והתקנות שנקבעות לה, ואשר קיבלו תוקף חוקי מכנסת ישראל).


על פי חוק, המסמך ייחתם על ידי מערכת הסריקה באמצעות חתימה דיגיטלית מאושרת, כאשר החתימה תהיה אמצעי החתמה שהונפק למבצע הסריקה על ידי אחת החברות המנפיקות אמצעי החתמה מאושרים

בישראל (comsign, persolanid). כמו כן, המסמך יתויק במערכת “ניהול מסמכים” (לדוגמא: מערכת ניהול המסמכים il-doc מבית חניבעל מערכות מידע בע”מ), כך שניתן יהיה לאתר את המסמך לפי

מספר חשבונית, הספק ותאריך החשבונית.


גורם נוסף בארגון יוכל לצפות במסמך שנסרק, להשוות את המסמך הסרוק למסמך המקורי ולאשר באמצעות חתימה שנייה כי המסמך הסרוק תואם למקור בשלמותו. הגורם השני יבצע “החתמה” דיגיטלית

מאושרת שהונפקה לו באמצעות אחת החברות הרשאיות על פי החוק לנפק חתימה דיגיטלית מאושרת. (באופן תיאורטי יכול מבצע הסריקה לחתום עם התקן החתמה של comsign והגורם המאשר לבצע

החתמה עם התקן החתמה של personalid או בכל קומבינציה אחרת).


היה ולמסמך מצורפות שתי חתימות דיגיטליות של גורמים שהוסמכו לכך בארגון ניתן יהיה לבער את המסמך לאחר הגשת הדוח השנתי למס הכנסה ולאחר שהתקבל אישור עקרוני לקבלת הדוח (לא לאישורו).



הפתרון של חברתנו לביעור מסמכים


חברת חניבעל מערכות בע”מ מספקת כבסיס, מערכת ניהול מסמכים עם יכולות חתימה דיגיטלית ושימוש בכרטיסים חכמים לצורכי החתמה מייד בזמן הסריקה (חתימה ראשונה).

ותהליך מובנה לביצוע החתמה שנייה של כל המסמכים שנחתמו בחתימה ראשונה וטרם נחתמו בחתימה השנייה.

המערכת תציג רשימה של כל המסמכים המיועדים לחתימה, המשתמש יעבור על המסמכים ויוודא כי הם תואמים למקור ובסיום הבדיקה

יחתים את כל המסמכים בבת אחת (המערכת תבצע החתמה דיגיטלית שנייה לכל קובץ בנפרד) כאשר הרכיב האלקטרוני נמצא כשהוא "מוכנס" לרכיב ה- USB במחשב.


אין צורך בשום תוכנה או רכיב החתמה יקר שנמכר ע"י החברות שגם מנפיקות את הכרטיסים החכמים. התוכנה של חניבעל מכילה אופציה להחתמה עם כל כרטים באופן חוקי לחלוטין.


תיוק המסמך במערכת ניהול המסמכים, תוך כדי סריקה או באופן אחר, מאפשר תיוק מהיר ע"י זיהוי בר-קוד או תיוק ידני.

כאשר התיק יכול להיות מנוהל ע"י מפתח : ספק / פרוייקט / נושא / מחלקה ועוד ועוד.

את המסמך ניתן יהיה לאתר לפי : ספק, תאריך, מספר חשבונית, מספר פקודת יומן ועוד בהתאם לנתונים שהוקשו.


להזכירכם : תקנות ביעור המסמכים על פי מס הכנסה (לפחות ע"פ החוק כיום - ינואר 2021) מבוססות על חוקים ותקנות הקשורים לחוק החתימה הדיגיטלית וניהול ספרים חשבונאיים.


splitter

bolder arrow

 

חניבעל מערכות מתאימה את המוצר ללקוח ולא את הלקוח למוצר

הידע והנסיון הרב שנצבר בחניבעל מערכות מידע מאפשר לעובדינו להפיק את המירב במהירות רבה !